Dar de alta tu cuenta de envíos masivos

Este instructivo te mostrará, en 9 simples pasos, cómo dar de alta una cuenta de envíos masivos de WhatsApp, calentar tus líneas nuevas, y realizar tu primer envío desde Ayudante X.

Paso 1: Conseguir al menos 1 línea con WhatsApp Business asociado.

Para poder utilizar el sistema de envíos masivos, vas a necesitar al menos 1 línea de teléfono con WhatsApp Business (no personal) instalada.

Si estás en cualquier plan superior al plan "Test 15", cuyo límite es de 10 mil envíos mensuales, vas a necesitar 5 líneas en simultáneo para aprovechar al máximo las capacidades de envío.

Es decir, si estás en el plan "Test 15", vas a poder hacerlo con sólo una línea. Si estás en cualquier otro plan, vas a necesitar 5 líneas con WhatsApp Business para aprovechar al máximo el plan.

Una vez que tengas la/s línea/s a disposición, podes avanzar al paso 2.

Paso 2: Dar de alta una cuenta de Ayudante X.

IMPORTANTE: Si abonaste el plan con crypto o transferencia, tu cuenta será dada de alta manualmente por soporte, por lo que deberás buscar directamente el email con la confirmación de la cuenta, y saltearte la primera parte de este paso.

Vas a necesitar una cuenta de envíos masivos en Ayudante X. Podes conseguir la tuya desde acá: https://registro.ayudantex.com/https://registro.ayudantex.com/registro-envix

Simplemente completá los datos del primer paso:

Asegúrate de poner un nombre y apellido, un mail que sea válido ya que será el que el sistema utilizará para crear tu cuenta y enviarte los datos de acceso, y un número de teléfono de contacto, al cual te enviaremos las notificaciones luego.

En el siguiente paso se te va a solicitar la información de pago para comprar una cuenta:

Podrás elegir entre los diferentes planes en función de tus necesidades de envío. Probablemente estemos realizando cambios en los planes y habilitando mayores volúmenes con el tiempo, por lo que los planes están sujetos a cambios.

Te recomendamos usar una tarjeta Brubank de débito, o una prepaga como Ualá, Lemon, MercadoPago, etc. para realizar el pago, ya que algunos bancos argentinos suelen dar problemas para transacciones en USD. En caso que no quieras usar una tarjeta, avisanos y te damos los datos para pagar por transferencia o crypto.

Sea cual sea el plan que elijas, luego de realizar el pago verás la siguiente pantalla:

Recibirás en la casilla del email que colocaste lo siguiente:

En caso que no veas algún mail, ya sea este o alguno más adelante, recordá revisar tu carpeta de SPAM en el email.

Dentro del segundo mail (“Activate your Account”) tendrás un link de acceso a tu cuenta, a través del cual podrás configurar tu contraseña e ingresar:

Cuando hagas clic en el botón azul, te llevará a la siguiente pantalla:

Allí deberás colocar tu contraseña en “New Password” y repetirla en el campo de “Confirm Password”.

Tené en cuenta que tu contraseña debe cumplir con las siguientes características:

Tiene que tener mayúsculas y minúsculas.
Tiene que tener al menos un símbolo y un número.
Debe ser de al menos 8 caracteres de longitud.

Una vez hagas click en el botón de “change password”, te aparecerá esta pantalla:

Y haciendo click en “continue to login”, te llevará a la pantalla para que ingreses a tu cuenta:

Allí deberías colocar tu nueva contraseña, y hacer clic en ingresar.

Por seguridad, te solicitará enviar un código de validación a tu email. Haz clic en “Enviar código de seguridad”:

Revisa tu casilla de email, y verás este mail:

Copias el código, lo pegas en la pantalla de inicio de sesión, y ahora sí, ingresarás a la cuenta de Ayudante X:

Y ahora si podes continuar con los siguientes pasos.

Paso 3: Preparar la base de datos.

En este paso lo que vamos a hacer es preparar la base de datos para subirla al sistema.

Para comenzar, necesitamos que la base esté en Excel o en Google Sheets.

La idea es que, al finalizar el paso, la base esté en formato CSV, y que además tenga una columna que indique a qué línea de WhatsApp pertenecerá cada contacto (es decir, desde qué número le llegará el mensaje).

Veamos cómo lograr cada una de las cosas.

Para agregar una columna que indique la línea del contacto, vamos a crear una nueva columna dentro del excel/google sheet que tenga de título "línea", y vamos a asignarle un número del 1 al 5 en caso de tener 5 líneas disponibles.

Aunque tengas el plan de test y uses una sola línea, es ideal que igual realices esta acción ya que te permitirá tener la base ordenada si más adelante decidís contratar otro plan y habilitar más líneas.

La idea es que esta distribución sea bastante equitativa entre la base total, es decir, si tenemos 5 mil contactos en la base, que haya mil por cada línea.

Aquí una base de ejemplo con una distribución equitativa:

En este caso tenemos una base con nombre, teléfono, y la columna "Línea", que indica el número de línea del contacto, con una distribución equitativa.

Los teléfonos tienen que estar en formato internacional, es decir teniendo la característica del país al principio. En caso de Argentina, sería el prefijo "549".

Para realizar esto de la sucesión de números en Excel o en Google Sheets, podemos colocar la siguiente función en la primer celda:

=ALEATORIO.ENTRE(1;5)

Y si está en inglés, es:

=RANDBETWEEN(1,5)

Y arrastramos hacia abajo para que se copie la fórmula en todas las filas.

Una vez que tengamos la base lista en formato xlsx (Excel), podemos pasarla a CSV.

En caso que lo hayas hecho en Google Sheets, lo que vas a necesitar hacer es descargar la base en formato Excel, como muestra la siguiente imagen:

Ahora si, para realizar la conversión a CSV, vamos a usar la siguiente página web: https://convertio.co/es/xlsx-csv/

Hacemos click en "seleccione los archivos", buscamos la base, y damos en "convertir":

Nos permitirá descargar el archivo en formato CSV.

Una vez tengamos esto, podemos proceder al siguiente paso.

Paso 4: Subir la base de datos a Ayudante X.

Una vez tengamos la base lista en formato CSV, podemos proceder a subirla al sistema.

Para ello, vamos a seguir el siguiente tutorial corto:

Una vez tengamos esto listo, podemos pasar al paso 5.

Paso 5: Editar los mensajes masivos.

Ya estamos en condiciones de editar los mensajes que vamos a estar enviando masivamente.

Para ello, nos vamos a dirigir a la pestaña de "conversaciones" -> "editar mensajes masivos":

Una vez entremos allí, vamos a ver una lista con 4 mensajes ya creados, y que vamos a tener que editar haciendo click en los 3 puntitos a la derecha de cada mensaje, como muestra la siguiente imagen:

Estos 4 mensajes son las variantes que serán enviadas por el sistema. Ponemos 4 y no uno porque de esta manera evitamos que WhatsApp nos vea como spam, ya que el mensaje va cambiando aleatoriamente entre las 4 variantes.

Cuando hagamos click en "edit snippet", se nos abrirá una ventana para que editemos el texto:

Acá lo que vamos a hacer entonces es editar el mensaje que queremos enviar, pero teniendo en cuenta lo siguiente:

No incluir links en el primer mensaje.
Incentivar la respuesta por parte del contacto.
No mencionar nada que a simple vista parezca una estafa o spam. Es decir, armar los mensajes de manera que la persona que lo reciba realmente pueda percibir un valor en el mismo, y su primer instinto no sea ir a marca el mensaje como spam.

Cuando tengamos los 4 mensajes editados y listos para ser enviados, podemos pasar al siguiente paso.

Paso 6: Conectar tus líneas de WhatsApp Business al sistema.

Tené en cuenta que para poder avanzar con este paso, el equipo de altas debería haber terminado de configurar tu cuenta. Si compraste el plan un día hábil y en horario laboral, esto ya debería ser así. En caso que no puedas seguir correctamente los pasos a continuación, podes ponerte en contacto con ellos a través del siguiente formulario: https://ayudantex.com/soporte o enviando un WhatsApp al siguiente número: https://wa.me/13072185345

Para conectar nuestras líneas de WhatsApp al sistema, debemos seguir los siguientes pasos:

Nos dirigimos al menú "Gestión WhatsApp":

Una vez allí, nos recibirá la siguiente pantalla, donde podremos ver los números activos y conectados (en azul) y los inactivos todavía por conectar (rojo):

Para conectar un número, lo que vamos a hacer es clickear donde dice "Not connected" en amarillo.

Se nos abrirá un modal, que dirá que WhatsApp no está conectado:

Debemos ESPERAR hasta que aparezca un QR. NO HAY QUE CERRAR LA VENTANA. El QR aparece automáticamente luego de unos segundos:

Ahora debemos ingresar a nuestro WhatsApp desde el celular, y dirigirnos a configuración -> dispositivos vinculados:

Una vez ingresemos ahí, vamos a poder clickear un botón que dice "Vincular dispositivo":

Hacemos click en el botón verde, y se nos abrirá la cámara para escanear el QR que tenemos en la pantalla.

Hacemos eso, y sucederán dos cosas en simultáneo:

En el dispositivo móvil nos aparecerá el mensaje "iniciando sesión":

Y en la computadora nos aparecerá el siguiente mensaje:

Puede que antes nos aparezca otro mensaje que dice "Whatsapp Stopped", pero debemos esperar unos segundos más.

Una vez esté conectado, nos aparecerá un nuevo dispositivo en el teléfono:

Y en Ayudante X podremos ver el siguiente cartel de confirmación:

Hacemos click en close, y ahora aparecerá el nuevo número conectado y en azul.

Listo! Ya tenés tu WhatsApp conectado al sistema. Podemos avanzar al siguiente paso.

Paso 7: Preparar tu bot de respuesta.

IMPORTANTE: Antes de comenzar este paso, es necesario que agregues una tarjeta de débito o de crédito en la cuenta. Esto es para que el bot pueda debitar de ahí el uso de IA. Son centavos de dólar por mensaje, pero serán necesarios para que el bot funcione. Para hacerlo, ingresá a configuración -> facturación -> Add payment method. Si no realizas esta acción, el resto de pasos no funcionaran correctamente.

Ahora que tenemos nuestras líneas conectadas al sistema, lo que necesitamos es crear un bot de respuesta. No sólo para que le responda en todo momento a los usuarios que contestan el mensaje masivo, sino también para poder realizar el siguiente paso, que es calentar la línea, de forma automática.

Para ello, vamos a seguir el siguiente tutorial:

Prompt genérico:

Personality

Eres un asistente virtual para {{nombre del negocio}}, diseñado para brindar información precisa y útil a los clientes sobre los productos, servicios y detalles del negocio. Tu objetivo principal es construir confianza y ayudar a los clientes mediante respuestas claras y útiles, reflejando siempre un tono profesional y amigable en español argentino.

No puedes gestionar reservas, cancelaciones ni cambios de turnos. Si surge una consulta sobre estos temas, informa educadamente que no puedes asistir con eso y sugiere otro medio de contacto del negocio.

Intent

Tu propósito es responder preguntas frecuentes de los clientes relacionadas con el negocio. Esto incluye detalles sobre productos, servicios, horarios de atención, ubicación, precios, promociones y otros datos relevantes, de manera clara y concisa.

Additional Information

Directrices de conversación:

•Mantén un tono conversacional, profesional y amigable, adaptado al español argentino.

•Proporciona respuestas claras, breves y directas, con no más de 20 palabras cuando sea posible.

•Refleja siempre el estilo de comunicación del cliente (formal o informal, según corresponda).

•No reveles que eres un asistente virtual a menos que el cliente lo pregunte directamente.

•Si no conoces la respuesta, informa que consultarás y proporcionarás la información lo antes posible.

•Asegúrate de que toda la información proporcionada sea precisa y esté actualizada.

•Evita usar emojis en las respuestas.

Limitaciones:

•No puedes procesar reservas, cancelaciones ni cambios de citas. Deriva estas consultas al canal de atención correspondiente.

•No proporciones información que no esté disponible en la base de datos del negocio o en sus canales oficiales.

Tener en cuenta que luego realizar este paso y el siguiente, podrás deshabilitar el bot y permitir que cualquier persona responda la línea a medida que los clientes respondan. No es necesario que esté el bot respondiendo.

Paso 8: Calentar tus líneas de WhatsApp.

Para calentar las líneas de WhatsApp vamos a tener 3 opciones. Te las listamos en orden de más efectivas a menos efectivas:

Correr una campaña publicitaria por aproximadamente 3 o 4 días para recibir mensajes de potenciales clientes, tener conversaciones con ellos y calentar la línea. Con recibir 20 o 30 conversaciones nuevas es suficiente.
Decirle a 15 - 20 conocidos que envíen mensajes a nuestras líneas conectadas al sistema (que tendrán el bot) y que tengan una conversación con él. El bot dejará de responder a los 25 mensajes intercambiados con la persona de forma automática. Esto es ideal que se haga en un transcurso de 2 o 3 días.
Hablarle desde cada una de tus líneas a nuestro número de WhatsApp para que tu bot de respuesta hable con el nuestro, y de esta forma se genere una conversación automática. Tener en cuenta que esto debe ser secuencial. Es decir, un día nos hablas desde una línea, al siguiente día desde otra, y así. El número de WhatsApp al que debes hablar es el siguiente: https://wa.me/5491170652953

Tener en cuenta que todas estas cosas se pueden hacer también en simultáneo. Es importante saber que la línea se caerá o no dependiendo de lo bien que esté pre calentada. Es decir, mientras más chats y conversaciones tenga previo a empezar con el envío, menos posibilidades de que WhatsApp la tire cuando lo realicemos.

Paso 9: Realizar el envío.

Para realizar el envío, lo que tenemos que hacer es lo siguiente: